Viktiga rutiner

Det där med rutiner är svårt men ack så viktigt. Tänk vad bra rutiner kan underlätta och förbättra för alla i ett företag. Det är företagsledningens ansvar att skapa bra rutiner ihop med medarbetarna, men jag tror att det på alltför många arbetsplatser är brist på rutiner. Vad beror detta på? Är det dåliga företagsledningar? Kanske det... Det är ju väldigt jobbigt att genomföra nya rutiner så det är väl lättare att låta det gå så länge som det funkar någorlunda.

Lyssnade på ett webseminarium om Lean för ett tag sedan. Hade aldrig hört talas om detta tidigare, men som jag fattade det så betyder Lean "förändring" och "förbättring" och att man ger medarbetarna ansvar och låter var och en växa i sina arbetsuppgifter. Rätt uppfattat? Låter som om vi skulle behöva lite Lean här hos oss. Oftast är det en och samma person som får fixa och trixa, vilket innebär att många aldrig lär sig att göra något själva.

Det där är en liten balansgång, säg till exempel att alla säljare skulle börja skriva sina offerter själva. Det gör inte alla hos oss utan det är jag som skriver och skickar de flesta offerterna. (Ja, jag vet - många tycker att detta är VÄLDIGT OMODERNT!)

MEN - om nu alla skulle skriva egna offerter skulle det med all sannolikhet innebära att dessa offerter skulle se väldigt olika ut, beroende på vem som hade skrivit dem. Det skulle också dyka upp ett och annat stavfel, vilket jag tycker skulle vara fruktansvärt och verka ganska oproffsigt. Samtidigt skulle det frigöra tid för mig att pyssla med annat än offertskrivning, exempelvis skulle jag kunna fördjupa mig mer i marknadsföringen... Tiden räcker inte riktigt till för både offerter, order, fakturering, hemsida, in- och utleveranser, nyregistrering av kunder, telefonistavbyte, kökstjänst och marknadsföring (m.m., m.m.). Det är bara det att blotta tanken på att lära säljarna att skriva offerter känns som en berg att bestiga, lättare då att göra det själv. Jag orkar bara inte ta tag i detta. Man kanske kan hoppas på att dygnet plötsligt får fler timmar?

Bloggstatistik

Det är kul att kolla in lite statistik över sin blogg. Man kan bland annat se vilka länder som läsarna kommer ifrån. Jag har bara en fråga angående detta... för det verkar ju inte direkt logiskt att det skall vara så många från utlandet som läser ens blogg. Kan det vara så att de bara har råkat "bläddra förbi" bloggen och att de då har blivit registerade i statistiken?


Världen är min (?)

Såhär ser min statistik ut för antal läsare under hela min bloggperiod:
Sverige 604 st
USA 149 st

Norge 30 st
Kanada 20 st
Sydkorea 10 st
Storbritannien 7 st
Australien 2 st
Finland 2 st
Danmark 1 st
Spanien 1 st

Nog verkar min teori vara riktig? För det kan ju inte vara så att någon i Sydkorea har suttit och läst min blogg på svenska... eller? (fast det hade ju varit väldigt roligt om så hade varit fallet)

Administrationens belastning

Fick höra av en kollega (intet ont menande) att den producerande / säljande personalen på företaget även måste "dra in" till administrationskostnader eftersom administrationen inte genererar några inkomster. Det kändes lite tråkigt och nedslående att få höra detta, även om han inte menade något illa med den kommentaren. Är det så som ens kolleger uppfattar en? Som ett nödvändigt ont som bara kostar pengar och inte drar in några kulor själv? Verkar inte bättre faktiskt...

Vad vet jag? Jag är ju bara en
gammal dammråtta!

MEN - när jag var på anställningsintervju för några år sedan för att få tillbaka den här tjänsten som jag har nu, så pratade jag med den dåvarande VD:n och han sade att nuförtiden kan man inte ha någon som bara sitter och servar andra (med andra ord - den "gamla" sekreteraren) utan ALLA i företaget skall ha en säljande uppgift. Hur går då detta ihop med ovanstående kommentar? Även vår nuvarande VD har påpekat att alla i företaget är viktiga och det viktigaste dokumentet är fakturan. Det är den vi lever av. Ändå har folk kvar den inställningen att administrationen bara är något onödigt och kostsamt, särskilt "ekonomiavdelning" och "ekonom" används många gånger nästan som skällsord. Nu är jag tack och lov ingen EKONOM utan bara en dammig råtta, något som jag brukar påpeka när någon säger "ni på ekonomi..." Bara för att jag kan fakturera, innebär det inte att jag plötsligt är ekonom!

Det är ju svårt att mäta vad en kontorsråtta kan dra in i ROI (om man nu kan prata om ROI i det här sammanhanget), men det hade varit kul att se något mätbart resultat av ens arbete. Ofta gör man ju jobbet med att skriva och skicka ut offerter, men det är ju säljaren som får "inkomsten" om det blir en order och råttan har ju som sagt bara suttit och kostat pengar...

Dagens ekonomitips...

Läste en artikel i tidningen där en konsumentrådgivare kom med ett tips om hur man får koll på sin ekonomi. Detta tips hette Kuvert-metoden och gick ut på att när alla räkningarna var betalda, så skulle man ta ut ALLA pengar som var kvar på kontot och lägga dem i olika kuvert, typ "fika", "kläder" etc. Detta tips tycker jag verkar VÄLDIGT otympligt. Skulle absolut inte funka i mitt fall i alla fall. Säkert inte heller för alla dem som har autogiro etc som dras vid olika datum. Nej, jag har ett mycket bättre ekonomitips --->>>

Svaret är... Excel! Världens bästa sätt att få kontroll över sin ekonomi utan större ansträngningar, som att sätta upp sedlar på en tavla, typ "Lyxfällan" eller som i exemplet ovan med kuverten. OK, det underlättar ju om man kan Excel någorlunda i alla fall, men då är det helt oslagbart. Hemma är det jag som har ansvaret för räkningarna och jag har gjort ett exceldokument för varje år där varje flik är en månad. Så för man upp alla sina utgifter och inkomster och Excel räknar enkelt ut vad man får kvar varje månad. Det bästa med det här systemet är att man kan planera framåt i flera månader.

Har du Excel på datorn så testa detta - helt oslagbart!

En fördel (eller egentligen nackdel) är att jag direkt när jag har fått lönen, kan se att jag inte har någonting kvar...

Den lilla världen...

Världen - inte så stor...

Förra helgen var jag på klassfest. Det var 30 år sedan jag slutade grundskolan och nu var det dags för en klassåterträff. Vi var inte så många, bara 5 personer från vår klass. En av dessa visade sig vara vice VD för det transportföretag som vi anlitar på jobbet och som jag har skrivit om i ett tidigare blogginlägg. Tänk vad världen är liten ändå! Jag var tvungen att påpeka mina synpunkter för honom. Han hade väl någon slags förklaring, men han skulle (nog) kolla upp det.

Städa kontor - hur svårt kan det vara?



Nystädat kontor?

Med jämna mellanrum får vi besök av städare på jobbet. Då är det ett himla liv med dammsugare och man får springa ut ur kontoret några gånger när de först skall dammsuga och efter en stund torka golvet. Inget att klaga på där, för man vill förstås ha fint och snyggt på kontoret och då får man offra sig lite och gå ut och lämna plats.
MEN... för ett tag sedan blev det lite för bra med städandet... jag kom in på kontoret efter lunch och det var något som inte riktigt stämde. Jag kunde inte sätta fingret på det, men någonting var konstigt. Efter ett tag började jag se - telefonen stod på sniskan, pappershögarna var tilltufsade, papperskorgen var på fel ställe. Det visade sig att kontoret hade blivit städat (!). Nej, så får det inte gå till. Jag blev förbannad och skickade iväg ett litet ilsket mail till den ansvarige för städinköpet på företaget. Efter en stund kom städledaren in till mig och frågade vad det var jag ville klaga på. Lite pinsamt kanske, men det visade sig att dessa städare hade fått klagomål tidigare och nu städar de inte längre (i alla fall inte hos oss).

Jag har själv städat för länge sedan och då var det väldigt viktigt att det inte skulle synas att man hade varit där. Städandet fick till och med ske på kvällstid. Nuförtiden kommer ju städarna in med samma pondus som mammor med barnvagnar och alla skall bara flytta sig för dem. Annat var det förr!

Att ha eller inte ha (att göra)

Jag tillhör dem som vill ha mycket att göra på jobbet. Helst skall det vara något som ligger och väntar hela tiden. En del människor vill ju få undan allt och blir ganska stressade av att aldrig bli "klara". Sådan är inte jag, snarare blir jag stressad om det blir "tomt" på jobb. I och för sig är ju det bra att det blir lite mer "tomt" emellanåt, för då måste man börja gräva i sådant som har legat och väntat och som man inte hunnit ta tag i.

När jag jobbade som telefonist en gång i tiden hade vi staplar på växelbordet, där man såg hur många som stod i kö. En del hade väldigt ont av att de aldrig hann svara tillräckligt fort så att staplarna försvann. Det kan man inte ha om man jobbar i en växel. Man måste ju tänka att man svarar så snabbt man kan och inte ta åt sig som att det är ens eget fel att det blir kö.

På jobbet har det varit rätt så mycket att göra i några veckor, så jag har inte ens hunnit blogga särskilt mycket. Har man suttit och skrivit på datorn hela dagen, så orkar man bara inte sätta på den när man kommer hem också. Sedan är det också så att inspirationen försvinner i takt med att hjärnan blir uttröttad. Nu verkar det plötsligt som om det har blivit lite mindre att göra, så nu kanske det blir ett och annat blogginlägg igen.

Annorlunda lunchlåda

Jag har alltid med mig lunchlåda till jobbet. Det är ganska tråkigt att förbereda den varje kväll, men tänk vad mycket pengar man tjänar på att inte gå ut och äta varje dag. Varje kväll är det dock samma fråga: VAD SKALL JAG LAGA FÖR MAT TILL I MORGON? Ibland har man tur och får en känsla, plötsligt bara, och det fick jag igår. Jag blev sugen på hamburgare, men eftersom köpta djupfrysta hamburgare är så "flötiga", så tänkte jag fixa egna. Inget särskilt hade jag hemma heller, så jag kände mig lite som i det där TV-programmet där en kock går hem till folk och fixar till en middag med det som de råkar ha i kylskåpet just då. Sagt och gjort - det fick bli hamburgare av nötkött (bara med salt och peppar i) stekta tillsammans med skivor av valnötsbröd (som jag köpte vid förra veckohandlingen). Till detta blev det sallad, tomat, saltgurka, lök och thailändsk chilisås. Det fick bli både till kvällsmat igår OCH lunchmat idag. Sonen ville också ha hamburgare, men när han fick veta att det inte fanns några "riktiga" hamburgerbröd, så ville han inte ha. Till slut åt han ändå, med kommentaren efteråt: "Det var ju faktiskt gott!". Jag var lite skeptisk mot hur de stekta bröden skulle bli efter en natt i kylskåp i en matlåda, men vid lunchen idag kunde jag konstatera att maten faktiskt var helt OK. Det blir nog samma recept någon mer gång, faktiskt!

Den magiska halvtimmen

Tänk vad en ynka halvtimme kan göra... Jag har börjat gå upp en halvtimme tidigare på morgonen. Jobbigt, men värst vad man tjänar in tid på den! Dels kommer jag till jobbet en halvtimme tidigare, så förmiddagen känns plötsligt mycket längre. Sedan kan jag ju sluta en halvtimme tidigare också, eller så slutar jag som förut och har plötsligt jobbat in en halvtimme. Annars kommer jag hem tidigare, vilket också märks i att man hinner med mer på kvällen. Enda nackdelen är väl att man måste gå och lägga sig vid 22.00 senast och det är ju inte alltid som man lyckas med det. Risk alltså att man blir rätt så trött fram mot fredagskvällen...

Vart tog datakunskapen vägen?

Häromdagen kom jag att tänka på något jag inte har hört något om på länge, nämligen ECDL-körkort. Jag kommer ihåg att jag för länge sedan gick en sådan utbildning. Det var när datorerna började sin frammarsch i företagen och jag jobbade inom den kommunala sektorn. Då fick vi välja mellan att antingen läsa hemma och gå och göra prov på det kommunala Utbildningscentrum, eller handledarledda lektioner. Det var ett antal "kurser" man skulle gå igenom och sedan fick man sitt "körkort". Finns detta kvar fortfarande? Är det någon som håller på med kurser? Sökte lite på nätet, men det mesta verkar vara lite gammalt. Det är ju inte direkt som att man vågar ta upp ECDL-körkortet på sitt CV... Men jag kan ju ha fel!

ECDL - European Computer Driving License

Hur peppar man sig själv?

Hur skall man peppa sig själv varje morgon, så att man blir full av energi inför arbetsdagen? Ett problem för många, säkert. Det är klart att det hjälper till att ha ett roligt och inspirerande jobb att gå till. Ett jobb där man bara få ge och ge och inte får något tillbaka är naturligtvis uttröttande och utslitande i längden. Där har arbetsgivarna något att tänka till om, tycker jag. Arbetsuppgifterna är nog viktigare än en fin miljö, jag har varit med om jobb där jag trots fin miljö ändå hade "ågren" för att gå till jobbet varje morgon. Då var det arbetsuppgifterna som inte var inspirerande. Tänk vad hemskt att år efter år gå till ett jobb som man inte tycker om. OK, man kan söka ett annat jobb, men det är inte alltid det lättaste. Dessutom har man ju ofta ekonomin att tänka på och andra personer att ta hänsyn till. Det är inte bara att sluta, fast det alternativet ibland hade varit det bästa. Det finns ju även arbetssituationer och miljöer som man blir direkt sjuk av att vara i en längre tid.