Multitasking - dåligt på jobbet

Hittade en artikel på nätet som säger att multitasking faktiskt är dåligt på jobbet:
http://www.dn.se/ekonomi/jobb-karriar/multi-tasking-daligt-pa-jobbet/

Alla arbetsgivare borde arbeta aktivt med att få medarbetarna att stressa mindre och göra färdigt en sak innan de hoppar på nästa. Det skulle både företaget och kunderna tjäna på.

För några år sedan hade vi en kurs i Mindfulness på jobbet. Mindfulness minskar stress, hjälper dig att sova bättre och kan även hjälpa dig hantera smärta på ett bättre sätt. Vi fick en CD-skiva som vi skulle lyssna på hemma. Behöver jag påpeka att ganska många var skeptiska mot detta.

Vi hade en väldigt entusiastisk kursledare, men när väl kursen tog slut så rann allting ut i sanden eftersom vi inte kunde ta till oss detta i det dagliga arbetet. Så det fortsatte i samma gamla stil med att kollegerna kom in och "slängde" ur sig muntliga offertunderlag som jag i all hast skulle skriva ner på en gul notislapp, de stack in huvudet och frågade något helt onödigt som de själva hade kunnat kolla upp hur lätt som helst m. m. Allt detta gjorde ju att jag hela tiden fick avbryta det jag höll på med för att svara dem.

Ofta erbjuder företag en friskvårdspeng som man kan utnyttja per år. Jag har funderat på yoga. Det kanske vore en bra investering i sin hälsa. Meditation är också bra, men jag tycker att man inte borde behöva lägga ner så mycket tid på att slappna av efter jobbet. Jobbet ska kunna vara avkopplande ändå, med arbetskamrater med rätt attityd.

Multitasking skapar stress?

Jag har, sedan jag började min yrkesbana, alltid utövat multitasking i större eller mindre omfattning på alla arbetsplatser. Men kan multitasking skapa en omedveten stress? Jag har i alla mina ansökningshandlingar framhållit att det finns en "positiv" stress. Frågan är om det verkligen finns det? All stress kanske är negativ i långa loppet? Jag börjar faktiskt tro mer och mer på det.

För några veckor sedan fick jag ont i halsen. Tänkte att det skulle gå över, men det gjorde det inte. Det var inte direkt ont i halsen utan mer utanpå halsen. Till slut gick jag till läkaren för att kolla upp detta och då visade det sig att jag hade en inflammation i sköldkörteln. Nu knaprar jag kortisontabletter och hoppas att allting ska bli bra igen när väl inflammationen har försvunnit.

Nyfiken som jag är ville jag ta reda på vad som hade orsakat denna åkomma och hittade bland annat följande orsaker:

• Kön – kvinnor löper sex till åtta gånger högre risk än män att drabbas av en sköldkörtelsjukdom.
• Svår stress. Omvälvande livshändelser som dödsfall eller skilsmässa eller stark fysisk stress, till exempel en bilolycka, kan utlösa autoimmun sköldkörtelsjukdom.

Detta var ju ganska så intressant, att jag är kvinna kan jag ju inte göra något åt, men det där med stressen kom ju återigen upp på tapeten. Jag har inte haft några omvälvande livshändelser, men när jag tänker tillbaka så har jag de senaste åren alltid känt mig "jagad", som om jag hela tiden måste vara på pass. Jag är ganska övertygad om att detta har orsakat inflammationen i sköldkörteln, åratal av inre stress.

I mitt fall producerar sköldkörteln för mycket hormon. Detta heter hypertyreos. Symtom på detta kan vara många, så var på din vakt om du känner igen något eller några av nedanstående:

• Rastlöshet, oro, lättrördhet, lättretlighet, dålig sömn och en känsla av att alltid "vara på gång".
• Skakande händer.
• Viktnedgång trots ökad aptit.
• Hjärtklappning.
• Svettning, känslighet för värme och ökad törst.
• Diarré eller behov av att gå på toaletten oftare än vanligt.
• Andfåddhet.
• Hudproblem, till exempel håravfall och klåda.
• Förändringar av menstruationen – ofta blir mensen mycket sparsam eller oregelbunden.
• Trötthet och muskelsvaghet.
• Svullnad vid sköldkörteln på framsidan av halsen (struma).

Multitasking - mest på ont

Apropå multitasking - att göra flera saker samtidigt - så hade vi en s.k. "kick-on" (istället för "kick-off") på jobbet där vi ville åskådliggöra hur mycket tid som slösas bort vid multitasking. Detta skulle åskådliggöras genom att leka "The multitasking name game". Här kommer länken om du är intresserad av hur leken går till: http://www.leansimulations.org/2013/01/the-name-game-aka-hldittwan.html

I alla fall så spelade vi spelet och det var otroligt stor skillnad på rond 1 och rond 2 (kolla in länken så förstår du skillnaden mellan ronderna).

Efter några veckor tittade en kollega som arbetar på ett annat företag i samma hus förbi kontoret. Han hade tipsat oss om spelet och ville nu fråga hur det hade gått, om det hade blivit någon "aha-upplevelse" för många. Jag svarade ärligt att jag dessvärre inte trodde det. Det största problemet är att få människor att inse att det är ett problem, för ALLA, inte bara för (återigen) administrationen.

Vad gör man?

Gott Nytt år!

Multitasking - på gott eller ont?

Vi har fått ett nytt "svenskt" ord: Multitasking. Enligt Wikipedia kommer termen från dator multitasking och gör det möjligt för ett operativsystem att genom tidsdelning köra flera processer samtidigt.

Den mänskliga multitaskingen är det skenbara resultatet av att en person hanterar mer än en uppgift på samma gång. Ett exempel på multitasking är om du svarar i telefon samtidigt som du skriver e-post. Vi sekreterare gör ju sken av att vara mästare i multitasking. "Många bollar i luften", känns det igen? Nu har vi alltså fått ett ordentligt namn på denna egenskap.

Är då multitasking (många bollar i luften) bra eller dåligt? En gång i tiden (då menar jag typ 1980-1990-talet) tror jag att man ansåg att det var en fördel att kunna ha många bollar i luften. Det är nog under senare år man har upptäckt att multitasking tvärtemot den skenbara effektiviteten kan resultera i att massor av tid slösas bort på grund av ständiga avbrott och påbörjande av nya arbetsuppgifter istället för att slutföra en arbetstuppgift. Dessutom vet vi ju att om man blir avbruten kan det lätt bli fel.

På kontoret har vi olika punkter som vi ska fokusera på. En av dessa punkter för tillfället är att avsätta en viss tid på dagen som "egen tid". Om alla har denna tid samtidigt, så behöver ingen "störa" någon annan utan alla kan fokusera på att få gjort vissa uppgifter som man har bestämt dagen innan. Vi har till och med satt upp skyltar på alla dörrar. Där står det "Egen Tid, Välkommen efter kl. 09.30". Så fort man stänger dörren syns skylten som en påminnelse om att personerna i rummet har "egen tid".

Ett problem är bara att sedan vi införde "egen tid" så har inte dörren till min och min kollegas kontor fått vara stängd en enda morgon. Det är alltid någon som "bara" ska fråga något eller "bara" ska lämna något etc. Det kallar jag respektlöshet mot en arbetskamrat. Det verkar stört omöjligt att få folk att fatta att detta ska gälla alla, inte bara administrationen. Det verkar som om de flesta tror att administrationen har hittat på detta och att man inte behöver respektera det. Du kommer väl ihåg Angry Birds? Respektlöst!

Där har vi MYCKET kvar att jobba med.

Slut på taggtråden

Jag har bytt bakgrundsbild, tänkte försöka vara lite mindre "taggig" i framtiden. Det fick bli människor i farten i bakgrunden ett tag. Det får på något sätt symbolisera det nya fräscha som jag hoppas på för framtiden. 

I förändringarnas tid - del 3

Det fortsätter att röra på sig... De tre personer som har fått sluta under våren och hösten har naturligtvis behövts ersättas med andra, sådana som har samma tankar och idéer om företagets framtid som företaget har, och som inte är ett eget "företag" i företaget och bara har sitt eget bästa för ögonen. Undan för undan har dessa tre personer blivit ersatta, den sista (?) ersättningen fick vi reda på lagom till julfesten i december.

1. Den första personen som blev ersatt var en typisk "företag-i-företaget-person", en sådan som bara gör det som tilltalar honom och inget annat. Denne blev ersatt av en person med - faktiskt - eget företag, och som förstår nyttan i att fylla i fakturaunderlag samt att lära sig arbeta i det system som finns tillgängligt på företaget och inte kräva att det ska byggas om för att han eventuellt ska kunna tänka sig jobba i det. Helst ska han ha en sekreterare som tar diktamen... Med den nya personen blev det ett samarbetsavtal som nu kommer att göras om till en anställning. Vi ser fram emot detta.


2. Den andra personen som blev ersatt var också lite av en "företag-i-företaget-person", fast i detta fallet var det en sådan som gjorde sig oumbärlig genom att inte dela med sig av information och inte lägga in den i systemet så att andra kunde ta del av den. Därför fick ju en del kunder en chock när det kom ut att denne skulle sluta. "Det är bara NN som vet hur man ska göra - hur ska det nu gååååå? Ack, ack, ack och oj, oj, oj..." det var några som verkligen ojade sig kan man säga.
   
   Emellertid hade chefen en liten joker i rockärmen, redan samma dag som NN slutade vid lunch, satt den nya personen på plats efter lunch, redo att börja jobba. OK, en viss upplärningstid behövs ju alltid, men denna person har en helt annan attityd och en annan sak - det är en tjej! En tjej till! Vart är vi på väg egentligen? En annan gammal fördom håller på att försvinna. Nu är det upp till bevis för henne att visa att tjejer kan. Det ser vi också fram emot. 


3. Den tredje personen som blev ersatt hade i samarbete med den första personen som blev ersatt bland annat satt upp "Angry
   
   Birds" utanför mitt och min kollegas kontor. De hade också tagit en papplåda, ritat dörr och fönster på den och skrivit en skylt med "NN's kontor", där "NN" syftade på en yngre anställd. Denne NN hade då gått in till chefen och frågat om han inte var mer värd än en hund, för det var så han upplevde att han blev behandlad... Dagisnivå? Javisst! Det är ju inte klokt på en arbetsplats! Nu slipper vi förhoppningsvis detta.
   
   Snart kommer hans ersättare, och ja - det blir en tjej till! Hon verkar vara ganska ödmjuk och säger direkt att hon inte har någon erfarenhet av just den här tjänsten, men däremot vill hon väldigt gärna försöka. Det är skillnad mot person nr 3 som kom in och minsann skulle visa var skåpet skulle stå redan från början. Så gick det inte bra heller.

I förändringarnas tid - del 2

I våras hände det ju en del på företaget, men det har det även gjort nu i höst. Vår VD har fortsatt att röra om i grytan och under en tvåveckorsperiod har ytterligare två medarbetare fått sluta. Det kom som en chock för de flesta och vårt företag har nu fått öknamn som "Robinson" och "Idol" i huset där vi samsas med några andra företag. När jag hörde det blev jag lite irriterad, men vår VD tyckte att det faktiskt var ganska kul. Då tog hon det på rätt sätt i alla fall. Annars hade man ju kunnat svara att precis som i Idol så åker de ut som inte når upp till förväntningarna.

Emellertid hade det som kom som en chock pyrt bakom kulisserna under mycket lång tid och när företaget verkligen har försökt att ställa upp på alla sätt och vis, men den anställde ändå fortsätter i samma spår utan den minsta vilja till förändring, då finns det till slut ingen annan utväg än att göra sig av med personen i fråga. Det blir både bäst och billigast för företaget i längden.

Fast det är ju lite orättvist - den som missköter sig och får gå, får ett antal betalda månadslöner, men den som sköter sig - den får ingenting. Otack är världens lön!