Multitasking - mest på ont

Apropå multitasking - att göra flera saker samtidigt - så hade vi en s.k. "kick-on" (istället för "kick-off") på jobbet där vi ville åskådliggöra hur mycket tid som slösas bort vid multitasking. Detta skulle åskådliggöras genom att leka "The multitasking name game". Här kommer länken om du är intresserad av hur leken går till: http://www.leansimulations.org/2013/01/the-name-game-aka-hldittwan.html

I alla fall så spelade vi spelet och det var otroligt stor skillnad på rond 1 och rond 2 (kolla in länken så förstår du skillnaden mellan ronderna).

Efter några veckor tittade en kollega som arbetar på ett annat företag i samma hus förbi kontoret. Han hade tipsat oss om spelet och ville nu fråga hur det hade gått, om det hade blivit någon "aha-upplevelse" för många. Jag svarade ärligt att jag dessvärre inte trodde det. Det största problemet är att få människor att inse att det är ett problem, för ALLA, inte bara för (återigen) administrationen.

Vad gör man?

Gott Nytt år!

Multitasking - på gott eller ont?

Vi har fått ett nytt "svenskt" ord: Multitasking. Enligt Wikipedia kommer termen från dator multitasking och gör det möjligt för ett operativsystem att genom tidsdelning köra flera processer samtidigt.

Den mänskliga multitaskingen är det skenbara resultatet av att en person hanterar mer än en uppgift på samma gång. Ett exempel på multitasking är om du svarar i telefon samtidigt som du skriver e-post. Vi sekreterare gör ju sken av att vara mästare i multitasking. "Många bollar i luften", känns det igen? Nu har vi alltså fått ett ordentligt namn på denna egenskap.

Är då multitasking (många bollar i luften) bra eller dåligt? En gång i tiden (då menar jag typ 1980-1990-talet) tror jag att man ansåg att det var en fördel att kunna ha många bollar i luften. Det är nog under senare år man har upptäckt att multitasking tvärtemot den skenbara effektiviteten kan resultera i att massor av tid slösas bort på grund av ständiga avbrott och påbörjande av nya arbetsuppgifter istället för att slutföra en arbetstuppgift. Dessutom vet vi ju att om man blir avbruten kan det lätt bli fel.

På kontoret har vi olika punkter som vi ska fokusera på. En av dessa punkter för tillfället är att avsätta en viss tid på dagen som "egen tid". Om alla har denna tid samtidigt, så behöver ingen "störa" någon annan utan alla kan fokusera på att få gjort vissa uppgifter som man har bestämt dagen innan. Vi har till och med satt upp skyltar på alla dörrar. Där står det "Egen Tid, Välkommen efter kl. 09.30". Så fort man stänger dörren syns skylten som en påminnelse om att personerna i rummet har "egen tid".

Ett problem är bara att sedan vi införde "egen tid" så har inte dörren till min och min kollegas kontor fått vara stängd en enda morgon. Det är alltid någon som "bara" ska fråga något eller "bara" ska lämna något etc. Det kallar jag respektlöshet mot en arbetskamrat. Det verkar stört omöjligt att få folk att fatta att detta ska gälla alla, inte bara administrationen. Det verkar som om de flesta tror att administrationen har hittat på detta och att man inte behöver respektera det. Du kommer väl ihåg Angry Birds? Respektlöst!

Där har vi MYCKET kvar att jobba med.

Slut på taggtråden

Jag har bytt bakgrundsbild, tänkte försöka vara lite mindre "taggig" i framtiden. Det fick bli människor i farten i bakgrunden ett tag. Det får på något sätt symbolisera det nya fräscha som jag hoppas på för framtiden. 

I förändringarnas tid - del 3

Det fortsätter att röra på sig... De tre personer som har fått sluta under våren och hösten har naturligtvis behövts ersättas med andra, sådana som har samma tankar och idéer om företagets framtid som företaget har, och som inte är ett eget "företag" i företaget och bara har sitt eget bästa för ögonen. Undan för undan har dessa tre personer blivit ersatta, den sista (?) ersättningen fick vi reda på lagom till julfesten i december.

1. Den första personen som blev ersatt var en typisk "företag-i-företaget-person", en sådan som bara gör det som tilltalar honom och inget annat. Denne blev ersatt av en person med - faktiskt - eget företag, och som förstår nyttan i att fylla i fakturaunderlag samt att lära sig arbeta i det system som finns tillgängligt på företaget och inte kräva att det ska byggas om för att han eventuellt ska kunna tänka sig jobba i det. Helst ska han ha en sekreterare som tar diktamen... Med den nya personen blev det ett samarbetsavtal som nu kommer att göras om till en anställning. Vi ser fram emot detta.


2. Den andra personen som blev ersatt var också lite av en "företag-i-företaget-person", fast i detta fallet var det en sådan som gjorde sig oumbärlig genom att inte dela med sig av information och inte lägga in den i systemet så att andra kunde ta del av den. Därför fick ju en del kunder en chock när det kom ut att denne skulle sluta. "Det är bara NN som vet hur man ska göra - hur ska det nu gååååå? Ack, ack, ack och oj, oj, oj..." det var några som verkligen ojade sig kan man säga.
   
   Emellertid hade chefen en liten joker i rockärmen, redan samma dag som NN slutade vid lunch, satt den nya personen på plats efter lunch, redo att börja jobba. OK, en viss upplärningstid behövs ju alltid, men denna person har en helt annan attityd och en annan sak - det är en tjej! En tjej till! Vart är vi på väg egentligen? En annan gammal fördom håller på att försvinna. Nu är det upp till bevis för henne att visa att tjejer kan. Det ser vi också fram emot. 


3. Den tredje personen som blev ersatt hade i samarbete med den första personen som blev ersatt bland annat satt upp "Angry
   
   Birds" utanför mitt och min kollegas kontor. De hade också tagit en papplåda, ritat dörr och fönster på den och skrivit en skylt med "NN's kontor", där "NN" syftade på en yngre anställd. Denne NN hade då gått in till chefen och frågat om han inte var mer värd än en hund, för det var så han upplevde att han blev behandlad... Dagisnivå? Javisst! Det är ju inte klokt på en arbetsplats! Nu slipper vi förhoppningsvis detta.
   
   Snart kommer hans ersättare, och ja - det blir en tjej till! Hon verkar vara ganska ödmjuk och säger direkt att hon inte har någon erfarenhet av just den här tjänsten, men däremot vill hon väldigt gärna försöka. Det är skillnad mot person nr 3 som kom in och minsann skulle visa var skåpet skulle stå redan från början. Så gick det inte bra heller.

I förändringarnas tid - del 2

I våras hände det ju en del på företaget, men det har det även gjort nu i höst. Vår VD har fortsatt att röra om i grytan och under en tvåveckorsperiod har ytterligare två medarbetare fått sluta. Det kom som en chock för de flesta och vårt företag har nu fått öknamn som "Robinson" och "Idol" i huset där vi samsas med några andra företag. När jag hörde det blev jag lite irriterad, men vår VD tyckte att det faktiskt var ganska kul. Då tog hon det på rätt sätt i alla fall. Annars hade man ju kunnat svara att precis som i Idol så åker de ut som inte når upp till förväntningarna.

Emellertid hade det som kom som en chock pyrt bakom kulisserna under mycket lång tid och när företaget verkligen har försökt att ställa upp på alla sätt och vis, men den anställde ändå fortsätter i samma spår utan den minsta vilja till förändring, då finns det till slut ingen annan utväg än att göra sig av med personen i fråga. Det blir både bäst och billigast för företaget i längden.

Fast det är ju lite orättvist - den som missköter sig och får gå, får ett antal betalda månadslöner, men den som sköter sig - den får ingenting. Otack är världens lön!

I förändringarnas tid - del 1

Det händer saker på jobbet... på kort tid har en medarbetare blivit långtidssjukskriven och en annan har fått sluta. Detta innebär ju att pressen på oss som är kvar ökar markant. Om vi tyckte att vi hade mycket att göra och hade det rörigt förut, så blir det inte bättre av att vi har "blivit av" med två medarbetare.

Det är i sådana här situationer som det är bra om man har rutiner som funkar. Det har vi inte riktigt... Genom tiderna har det alltid varit så på företaget, att om någon har fått sluta (på grund av att det har gått dåligt för företaget) så har de som har blivit kvar fortsatt i sina gamla invanda fotspår. Det har liksom aldrig kommit för dem att de kanske skulle ändra på sitt sätt att arbeta, de kanske har dåliga rutiner och arbetar ineffektivt. Nej då, det ska vara som det alltid har varit - trampa på bara och hoppas på att det blir bättre tider.

Nu har vi emellertid en ny VD som rör om i grytan lite och försöker få till nya och förbättrade rutiner. Behöver jag påpeka att hon sedan hon började har jobbat i uppförsbacke. Det är inte så populärt att komma med krav och förväntningar på folk. Fortfarande är det ingen som har fattat att det ska/måste ske förändringar, inte bara genom att någon får sluta, utan genom att de som är kvar verkligen MÅSTE FÖRÄNDRA(S). Det är nog helt chockartat för dem. Ännu har ingenting skett, de flesta är bara förbannade på företaget för att de har låtit "fel" person gå. Ack ja...

Frånvaro på gott och ont

Just nu har jag en välbehövlig ledighet. Vi har "fått" ledigt i mellandagarna och behöver inte börja förrän den 2 januari, om vi inte har tagit semester vill säga. Det har jag gjort, eller rättare sagt "hade".  Jag hade tänkt vara ledig ända till den 7 januari, men när jag kom hem efter den sista arbetsdagen före jul, så låg där ett kuvert med dotterns operationstid. Det blir operation den 9 januari och det innebär att jag kommer att vara borta från jobbet i ca 1 vecka för att vara med henne på sjukhuset.

Jaha, det var bara att tänka om och skriva ett mail till jobbet där jag förklarade att jag flyttar en del av mina semesterdagar och kommer till jobbet den 3 januari istället för den 7. MEN sedan kommer jag att vara ledig till den 18 januari... Undrar just vad de säger om det, de som knappt klarar sig när jag är där?

I och för sig har de haft ganska lång tid på sig för jag meddelade detta redan i september, att jag kommer att vara borta i ca 1 vecka "någon gång". Det ska i alla fall bli kul att se hur det blir, nu ser man ju mer konkret hur och om verksamheten blir lidande på något sätt. Jag är ju annars aldrig borta från jobbet.

Vi har många gånger diskuterat sårbarheten i att bara ha en person som kan och gör vissa saker. Det bör ju alltid vara några personer som kan hoppa in för varandra om det skulle hända något. Så långt har vi inte kommit ännu, vi får väl se om min ofrivilliga ledighet hjälper till att komma en bit på väg.