Arkivering förr och nu

Hur mycket skall man arkivera, och framför allt - var? Nuförtiden skall man ju ha det papperslösa kontoret, men det är nog lite si och så med det ute i företagen. Här hos oss har vi ett arkiv där det trängs en massa gamla pärmar fulla med onödiga (?) papper. Jag menar, hur många gånger går man till arkivet och letar upp gamla ärenden? Inte särskilt många.

När jag började här för 10 år sedan skulle all korrespondens, offerter, order osv arkiveras. Först arkiverade man dem varje dag i en "krokodil" i bokstavsordning. När veckan var slut sorterade man in dem i olika hängmappar, även där i bokstavsordning. När sedan året var slut skulle dessa hängmappars innehåll sorteras in i pärmar från A till Ö. Detta var arkiveringen av det mest aktuella, det som man skulle ha lätt tillgängligt. Därför fanns "krokodilen", hängmapparna och pärmarna centralt vid kopieringmaskinen och faxen.

Det innehåll som hade varit i pärmarna från förra året skulle sorteras vidare in i arkivpärmar som skulle in i arkivet. Detta innebar att de äldsta arkivpärmarna (ca 10 år gamla) skulle tömmas på sitt innehåll och bereda plats för de "nya" arkivpärmarna. (Pust!) Det tog ju hur lång tid som helst att hålla på med.

Nu när personalen ofta är nedbantad till ett minimum, har man knappast tid med detta arkiverande. Själv har jag faktiskt tagit beslutet att inte arkivera "fysiskt" från och med 1 januari 2010. Det enda jag har arkiverat efter detta datum är avslutade hyresavtal och inköpsorder. Nu har jag börjat fundera på om man verkligen har nytta av att arkivera inköpsorder, så hädanefter kommer dessa att hamna i "runda arkivet" så fort allting är inlevererat och klart.

I moderna affärssystem finns ju CRM/Säljstöd och det är där som den moderna arkiveringen sker, i form av aktiviteter. Ett av våra koncernbolag, acg accent, kör bara med aktiviteter och har nog slutat med all pappershantering. Tänk vad smidigt! Personalen där är mest yngre tjejer och killar, så jag kan tänka mig att det är lite lättare för dem att komma in i detta än för personalen hos oss som är mer av "stofiler" när det gäller datorer och deras nytta (i ärlighetens namn måste jag nog också säga att de säkerligen har mer disciplin på acg accent än vi har). Förhoppningsvis kan även vår personal lära sig att registrera sina aktiviterer, men det är också en ledningssak att verkligen "pusha" för att detta skall användas tycker jag.